0%
ataków DDoS ma miejsce,
gdy nikt nie patrzy. ataków na łańcuch dostaw ma miejsce,
gdy nikt nie patrzy ataków przez IoT ma miejsce,
gdy nikt nie patrzy. incydentów wewnętrznych ma miejsce,
gdy nikt nie patrzy.

Wyniki wyszukiwania

Wyciąg z procedury zgłaszania naruszeń przepisów prawa przez sygnalistów

I. Sposób dokonywania Zgłoszeń

Kanał zewnętrzny

    1. Sygnalista, jest uprawniony dokonywać zgłoszeń za pomocą:
      a) kanału wewnętrznego,
      b) kanału zewnętrznego,
      c) ujawnienia publicznego.
    2. Zgłoszenie naruszenia powinno być zgodne z wzorem Zgłoszenia Naruszenia, stanowiącego Załącznik do Procedury i powinno zawierać w szczególności:
      a) dane Sygnalisty, w tym dane kontaktowe;
      b) datę oraz miejsce wystąpienia naruszenia;
      c) szczegółowy opis zgłaszanego naruszenia;
      d) dane osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie naruszenia;
      e) jeżeli ma zastosowanie, dane innych osób mających wiedzę na temat naruszenia (świadkowie, osoby pokrzywdzone itp.), w tym ich dane kontaktowe;
      f) jeżeli ma zastosowanie, dane osób powiązanych ze zgłaszającym;
      g) wskazanie dowodów potwierdzających naruszenie przepisów lub wewnętrznych procedur (wszelkie dokumenty w dowolnym formacie) lub dodatkowych informacji uprawdopodabniających wystąpienie naruszenia lub uzasadniających jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie zgłoszenia.
    3. Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. zgodnie z art. Art. 25. 1. sam wskazuje. m.in. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo. W związku z powyższym Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. informuje, że nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych. Zgłoszenia anonimowe nie są przez Spółkę rozpatrywane. Spółka nie podejmuje żadnych działań zmierzających do ustalenia tożsamości anonimowego Sygnalisty.
    4. W przypadku, w którym Naruszenie może zostać skutecznie rozstrzygnięte wewnątrz Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k., a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko Działań Odwetowych, zgłaszanie Naruszeń w pierwszej kolejności dokonywane powinno być za pośrednictwem wewnętrznych kanałów dokonywania zgłoszeń.
    5. Zgłoszenie może zostać złożone na piśmie (w tym w formie elektronicznej), z wykorzystaniem jednego z poniższych kanałów zgłoszeń funkcjonujących w Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k.:
      a) Zgłoszenie pisemne do Osoby przyjmującej Zgłoszenia, w drodze bezpośredniego spotkania w uzgodnionym z Osobą przyjmującą Zgłoszenia terminie, zorganizowanym nie później niż w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiego wniosku przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie. Zgłoszenia przedstawione na bezpośrednim spotkaniu, powinno być zgodna z treścią Zgłoszenia Naruszenia [patrz pkt 2].
      b) na skrzynki poczty elektronicznej
    6. Każdorazowo Sygnalista ma prawo skorzystać z wybranej przez siebie formy zgłoszenia Naruszenia w dowolnym momencie. W Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. nie obowiązuje żadna hierarchia związana z formą dokonywania Zgłoszenia ani obowiązek wcześniejszego zachowania drogi służbowej przez Sygnalistów.
    7. W przypadkach, w których Zgłoszenie Naruszenia dotyczy bezpośrednio naruszenia dokonanego przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie i zagrożone jest bezstronne prowadzenie Postępowania wyjaśniającego, z zachowaniem zasad wskazanych w niniejszej Procedurze, Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
    8. Sygnalista, dokonując Zgłoszenia Naruszenia uprawniony jest również do skorzystania z Kanałów Zewnętrznych lub dokonani Ujawnienia publicznego, zasady dotyczące Kanałów zewnętrznych i Ujawnienia publicznego zostały opisane, poniżej.

Kanał zewnętrzny

  1. Jeżeli w ocenie Sygnalisty zachodzi ryzyko działań odwetowych lub wymagają tego przepisy powszechnie obowiązujące, Sygnalista przekazując informacje na temat Naruszeń uprawniony jest również do korzystania z zewnętrznego kanału zgłaszania naruszeń. W tym zakresie do przyjmowania zgłoszeń uprawnione są wyznaczone organy państwowe.
  2. Korzystanie z zewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń może nastąpić po uprzednim dokonaniu zgłoszenia za pośrednictwem wewnętrznego kanału lub od razu za pośrednictwem kanału zewnętrznego.
  3. Osoba przyjmująca zgłoszenia odpowiada za udostępnienie Sygnaliście lub innej osobie chcącej dokonać Zgłoszenia informacji dotyczących:
    a) właściwych organów wyznaczonych do przyjmowania zgłoszeń Naruszeń kanałem zewnętrznym,
    b) procedur dokonywania zgłoszeń Naruszeń,
    c) trybu rozpatrywania zgłoszeń oraz związanych z nimi działań następczych,
    d) środkach pomocy prawnej oferowanej przez właściwe organy.
    e) Osoba przyjmująca zgłoszenie udostępnia oraz aktualizują kwestie, o których mowa w pkt. 3 niezwłocznie po określeniu informacji w tym zakresie przez właściwy organ.

Ujawnienie publiczne

    1. Ujawnieniem publicznym jest przekazanie informacji do środków masowego przekazu.
    2. Osoba dokonująca ujawnienia publicznego kwalifikuje się do objęcia ochroną, jeżeli spełniony został jeden z następujących warunków:
      a) uprzednie dokonanie zgłoszenia wewnętrznego i/lub zewnętrznego, w odpowiedzi, na które nie podjęto odpowiednich działań w terminie,
      b) istnienie uzasadnionych podstaw, by sądzić, że:

i) naruszenie może stanowić zagrożenie dla interesu publicznego,
ii) grozić jej będą działania odwetowe w przypadku dokonania zgłoszenia kanałem zewnętrznym,
iii) istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego zaradzenia naruszeniu z uwagi na szczególne okoliczności sprawy.

II. Zakres przedmiotowy zastosowania Procedury

Obszary Naruszeń, które mogą być przedmiotem Zgłoszenia

  1. Niniejsza Procedura ma zastosowanie do zgłaszanych przez Sygnalistów Naruszeń prawa, obejmujących działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące, w szczególności:
    a) korupcji;
    b) zamówień publicznych;
    c) usług, produktów i rynków finansowych;
    d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    f) bezpieczeństwa transportu;
    g) ochrony środowiska;
    h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    i) bezpieczeństwa żywności i pasz;
    j) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    k) zdrowia publicznego;
    l) ochrony konsumentów;
    m) ochrony prywatności i danych osobowych;
    n) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    o) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    p) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    q) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanym powyżej.

Zasady przyznania ochrony Sygnalisty [prawa i ochrona Sygnalisty]

  1. Każda osoba, która jest świadkiem lub ma podejrzenie wystąpienia Naruszenia, powinna niezwłocznie zgłosić taki fakt.
  2. Każdemu Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami represyjnymi, dyskryminacją oraz wszelkimi innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, stanowiącymi lub mogącymi stanowić rezultat dokonanego Zgłoszenia Naruszenia, szczegółowo wymienionych w pkt 3 poniżej niniejszej Procedury.
  3. Zabronione działania odwetowe polegają, m.in. na:
    – odmowę nawiązania stosunku pracy;
    – wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
    – nie zawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, nie zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub nie zawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony, po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy pracownik miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
    – obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
    – wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
    – pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
    – przeniesienie pracownika na niższe stanowisko pracy;
    – zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
    – przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków pracownika;
    – niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
    – negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
    – nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
    – przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
    – mobbingu;
    – dyskryminacji;
    – niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
    – wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
    – nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, o ile przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badanie;
    – działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
    – spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej lub utraty dochodu;
    – wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszenia dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia zgłaszającego.
  4. Sygnaliści, którzy doświadczą jakichkolwiek form działania odwetowego w związku z dokonanym zgłoszeniem, mogą zgłosić ww. działania odwetowe w analogiczny sposób jak zgłoszenie Naruszenia.
  5. Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  6. Dokonywanie nieprawdziwych zgłoszeń o wystąpieniu Naruszenia, wykorzystywanie zgłaszania Naruszeń w złej wierze lub w sposób uwłaczający innym osobom fizycznym związanym z Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k., w szczególności dla celowego zaszkodzenia innej osobie jest całkowicie niedopuszczalne i nie podlega jakiejkolwiek ochrony prawnej, jak również powoduje konsekwencje określone w pkt. „Odpowiedzialność Sygnalisty”.
  7. Sygnalista zobowiązany jest do dokonywania Zgłoszeń wyłącznie na zasadach i w formie przewidzianej w niniejszej Procedurze. Zgłoszenia dokonane niezgodnie z niniejszą Procedurą lub wykraczające poza obszary objęte niniejszą Procedurą lub Ustawą nie będą podlegały rozpatrzeniu, a Sygnaliście z tytułu ich dokonania nie będzie przysługiwała ochrona, opisana w Procedurze.

Odpowiedzialność Sygnalisty

    1. Dokonanie Zgłoszenia w złej wierze może stanowić podstawę odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, przepisów o ochronie danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa.
    2. Dokonywanie Zgłoszeń w złej wierze jest także zagrożone karą grzywny, karą ograniczenia wolności albo karze pozbawienia wolności do lat 2.
    3. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od Sygnalisty dokonującego Zgłoszenia w złej wierze.

Poufność

      1. Zapewnia się całkowitą poufność danych Sygnalistów zgłaszających Naruszenie bądź uzasadnione podejrzenie jego wystąpienia.
      2. Zabronione są jakiekolwiek działania Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k., jej Pracowników lub innych osób działających w jej imieniu zmierzające do odkrycia tożsamości Sygnalisty. Wskazane zachowania traktowane są na równi z Naruszeniem oraz podlegać będą ocenie w ramach postępowania wyjaśniającego podobnie jak inne przypadki Naruszeń.
      3. Informacje dotyczące lub pochodzące od Sygnalistów mają charakter niejawny i objęte są całkowitą poufnością. Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. zobowiązana jest do ochrony tożsamości Sygnalisty oraz wszelkich szczegółów dotyczących Naruszeń.
      4. Dzielenie się wskazanymi w ust. 3 informacjami o Naruszeniach dopuszczalne jest jedynie w stosunku do uprawnionych osób, wyłącznie w ścisłym zakresie dotyczącym danej sprawy.
      5. Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. oraz działające w jej imieniu podmioty, osoby i komórki organizacyjne zobowiązują się do powstrzymywania od jakichkolwiek działań związanych z zamiarem odkrycia tożsamości Sygnalistów.
      6. Wyjątek od wskazanej powyżej zasady zachowania poufności stanowi sytuacja, w której:
        a) bezwzględnie obowiązujące przepisy powszechnie obowiązującego prawa wymagają od Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. ujawnienia informacji dotyczących Naruszenia właściwym organom,
        b) nastąpi powierzenie przyjmowania i/lub analizy zgłoszonych Naruszeń wykwalifikowanemu podmiotowi zewnętrznemu przez Spółkę, na podstawie zawartej umowy powierzenia danych osobowych pomiędzy Spółką a taki podmiotem zewnętrznym.

    III. Zasady rozpatrzenia Zgłoszenia

    Jednostka odpowiedzialna za przyjęcia Zgłoszenia

    Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń w Spółce jest:

          1. Paweł Niewęgłowski, Senior IT Security Specialist, sygnal1@traffordit.pl
          2. Paweł Polak, Project Manager, sygnal2@traffordit.pl
          3. Paweł Stankiewicz, IT Security Expert, sygnal3@traffordit.pl

    Osoba przyjmująca Zgłoszenie posiada odpowiednią wiedzę i doświadczenie, które umożliwia przyjmowanie, wstępną analizę Zgłoszenia i przeprowadzenie działań następczych.

Wstępna weryfikacja zgłoszenia

  1. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia dokonywana jest przez Osobę przyjmującą zgłoszenie, w ciągu 5 dni roboczych, liczonych od dnia otrzymania przez nią Zgłoszenia.
  2. W ramach weryfikacji Zgłoszenia, Osoba przyjmujące Zgłoszenie zobowiązana jest podpisać oświadczenia, [deklarację o bezstronności]. W przypadku, gdy deklaracja o bezstronności zawarta w oświadczeniach nie może zostać zadeklarowana Zgłoszenie należy przekazać celem poprowadzenia dalszych czynności do drugiej Osoby upoważnionej do przyjmowania Zgłoszeń.
  3. W oparciu o wyniki wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, osoba ją przeprowadzająca dokonuje jednej z następujących czynności:
    a) w przypadku okoliczności, o których mowa w punkcie 5 poniżej – podejmuje decyzję o zaniechaniu prowadzenia Postępowania wyjaśniającego;
    b) w pozostałych przypadkach – podejmuje decyzję o prowadzeniu Działań następczych.
  4. Nie wszczyna się Postępowania następczego, jeżeli w wyniku wstępnej weryfikacji zostanie ustalone, że:
    a) Zgłoszenie nie zawiera informacji pozwalających na wszczęcie i przeprowadzenie postępowania następczego oraz pomimo wezwania Sygnalisty, jeśli było to możliwe, nie zostało uzupełnione o takie informacje.
    b) Zgłoszenie jest oczywiście bezzasadne, tzn. z opisu okoliczności wyraźnie wynika, że nie doszło do Naruszenia ani zagrożenia wystąpieniem Naruszenia.
    c) ze Zgłoszenia jednoznacznie wynika, że doszło do Naruszenia. W takim wypadku stosuje się odpowiednio postanowienia z punktów 6 poniżej.
  5. Jeżeli Zgłoszenie było uzasadnione, Osoba przyjmująca zgłoszenie przekazuje informację do Zarządu, który podejmuje działania zmierzające do wyeliminowania stwierdzonych Naruszeń i przeciwdziałania ich powtarzaniu lub zwraca się do osoby, która przyjęła Zgłoszenie o kontynuowanie Działań następczych.
  6. Decyzje, odnotowuje się odpowiednio w Karcie Zgłoszenia. Kartę Zgłoszenia wraz z innymi materiałami zgromadzonymi w toku wstępnej weryfikacji załącza się do Rejestru Zgłoszeń.
  7. Dokumentacja ze Zgłoszeń prowadzona jest przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie z zachowaniem poufności dokumentacji.
  8. Zaniechanie prowadzenia Postępowania następczego nie pozbawia żadnej osoby środków ochrony prawnej przysługujących jej na mocy przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

Działania następcze

  1. Osoba przyjmujące Zgłoszenie może przeprowadzić przesłuchanie Sygnalisty, Pokrzywdzonego i Osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także każdej osoby, która posiada informacje na temat sprawy będącej przedmiotem Zgłoszenia. Osoba przyjmująca Zgłoszenie mogą też przyjmować od w sprawie materiały i oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej.
  2. Każda osoba wezwana przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie ma obowiązek stawić się w wyznaczonym terminie i złożyć w sprawie będącej przedmiotem postępowania wyjaśnienia według swojej najlepszej wiedzy.
  3. Wszelkie działania mające na celu uzyskanie dodatkowych informacji od osób wskazanych w pkt 4, 5 powyżej, Osoba przyjmująca Zgłoszenie przeprowadza w sposób zapewniający spełnienie wymogu poufności.
  4. Osoba przyjmująca Zgłoszenie odstępuje od Postępowania wyjaśniającego w następujących przypadkach:
    a) podane w Zgłoszeniu informacje są niewystarczające i nie udało się uzyskać od Sygnalisty dodatkowych informacji niezbędnych do przeprowadzenia Działań następczych;
    b) ustalono, iż zgłoszenie zostało dokonane w złej wierze.
  5. Jeżeli, Osoba przyjmujące Zgłoszenie w trakcie prowadzonych czynności, potwierdzi zasadność Zgłoszenia Naruszenia, wydaje rekomendacje dotyczące działań naprawczych lub zapobiegawczych mających na celu naprawienie istniejącej sytuacji będącej przedmiotem Zgłoszenia lub podjęcia działań eliminujących podobne zdarzenia w przyszłości. Działania te mogą polegać w szczególności na:
    a) wszczęciu postępowania dyscyplinarnego względem osób, które dopuściły się naruszenia, zgodnie z obowiązującymi regulacjami wewnętrznymi;
    b) modyfikacji lub uzupełnieniu istniejących procedur w celu uniknięcia w przyszłości podobnych naruszeń, wzmocnienie kontroli oraz poprawę systemów prewencji;
    c) dodatkowych działaniach edukacyjnych oraz szkoleniowych wprowadzonych w celu zwiększenia świadomości pracowników i współpracowników w obszarze identyfikacji i zapobiegania naruszeniom;
    d) zmianie częstotliwości audytów obszaru, którego przedmiotowo dotyczyło zgłoszenie w celu monitorowaniu skuteczności wdrożonych działań naprawczych;
    e) zmianach strukturalnych i przesunięciach kompetencji mających na celu zapewnienie efektywnego zarządzania obszarami, których przedmiotowo dotyczyły zgłoszenia oraz ciągłe doskonalenie organizacji w celu minimalizacji ryzyka i zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami, standardami, itp.
    f) podjęciu odpowiednich środków prawnych (w zależności od charakteru zdarzenia i jego kontekstu), w tym na ewentualnych działaniach procesowych, zapewniających skuteczną ochronę praw i interesów Spółki.
  6. Osoby przyjmujące Zgłoszenie przedstawia do akceptacji kompleksowy plan działań naprawczych Zarządowi Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. Przedstawienie planu działań naprawczych odbywa się z zachowaniem pełnej poufności danych Sygnalisty zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej Procedurze, przy czym Osoba przyjmujące Zgłoszenie może w zakresie opracowania planu działań naprawczych korzystać z opinii pracowników merytorycznych lub podmiotów trzecich obsługujących Spółkę merytorycznie w sprawach wymagających działań naprawczych.
  7. Zarząd Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. dokonuje dokładnej oceny przedstawionego planu działań naprawczych. W oparciu o uzasadnienie i analizę własną przedstawionych wniosków, podejmuje decyzję o akceptacji, odrzuceniu lub modyfikacji planu działań naprawczych.
  8. Z prowadzonego Postępowania wyjaśniającego sporządzany jest protokół podpisany przez Osobę przyjmującą Zgłoszenie.

Informacje zwrotne

  1. Po otrzymaniu Zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej Procedurze, pod warunkiem, że Zgłoszenie nie zostało dokonane w sposób uniemożliwiający kontakt ze Zgłaszającym, Zgłaszający będzie informowany o przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;
  2. Sygnalista będzie informowany o wynikach postępowania wyjaśniającego, tj. stwierdzeniu lub braku stwierdzania naruszenia prawa i podjętych działaniach następczych w rozsądnym terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia.
  3. Jeżeli Zgłoszenie zostało odrzucone, Osoba przyjmująca zgłoszenie w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w pkt 1, przedstawia powód odrzucenia Zgłoszenia.
  4. W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, wyżej wskazany 3 miesięczny termin na przekazanie informacji dotyczących wyników postępowania, o którym mowa jest powyżej w pkt 2 liczy się od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia.
  5. W przypadku braku możliwości skontaktowania się ze Zgłaszającym i dalej Sygnalistą z powodów nie leżących po stronie Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k., odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych odnotowując ten fakt w Rejestrze Zgłoszeń stanowiącym Załącznik nr 6 do niniejszej Procedury.
  6. W przypadku otrzymania Zgłoszenia drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanych skrzynek poczty elektronicznej, informacje zwrotne domyślnie będą przekazywane na adres poczty elektronicznej wskazany w Zgłoszeniu.
  7. Jeżeli Zgłoszenie zostanie dokonane osobiście podczas spotkania z Osobą przyjmującą zgłoszenie Sygnalista musi wskazać kanał komunikacji, jakim chce otrzymywać Informacje zwrotne, w szczególności adres e-mail, nr telefonu lub adres korespondencyjny.

IV. Ochrona danych osobowych

  1. Dane osobowe Osób Zgłaszających Naruszenie oraz Osób Objętych Zgłoszeniem będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 17 Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (przepis prawa) oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadniony interes Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k. jako administratora danych).
  2. Administratorem danych osobowych pozyskanych na podstawie i w wyniku zastosowania niniejszej Procedury jest Trafford IT Sp. z o.o. Sp. k.
  3. Administrator zapewnia, że dostęp do danych osobowych zawartych w zgłoszeniu następuje wyłącznie w odniesieniu do osób upoważnionych przez niego, w formie pisemnej, do przetwarzania danych osobowych, a osoby upoważnione zobowiązały się do zachowania w tajemnicy informacji i danych osobowych uzyskanych w ramach powierzonych zadań związanych z obsługą Zgłoszeń, tj. przyjmowania, weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych.
  4. Administrator ujawnia dane Sygnalisty osobom, których dotyczy zgłoszenie lub osobom trzecim wskazanym w zgłoszeniu, jeżeli sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie tożsamości lub jeśli Sygnalista nie spełnił wymogów określonych w art. 6 ustawy o ochronie Sygnalistów. Ujawnienie dotyczy wniosku tych osób o dostęp do ich danych osobowych przetwarzanych przez administratora.
  5. Realizacja niektórych praw osób, których dane dotyczą, następuje z ograniczeniami, o których mowa w art. 8 ust. 5 i 6 ustawy o ochronie Sygnalistów:
    a) administrator nie informuje osób, których dane są przetwarzane na postawie art. 14 RODO (osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby wskazanej w zgłoszeniu) o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie,
    b) w ramach realizacji prawa dostępu do danych osobowych administrator nie przekazuje informacji o źródle danych, chyba że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy o ochronie sygnalistów albo wyraził wyraźną zgodę na takie przekazanie.
  6. Administrator nie zbiera danych osobowych, które nie są niezbędne do rozpatrywania zgłoszenia. Administrator usuwa dane osobowe zebrane przypadkowo.
  7. Administrator informuje osobę Zgłaszająca/Sygnalistę, osoby, których dotyczy zgłoszenie, osoby wskazane w zgłoszeniu, o zasadach ochrony ich danych osobowych.

 

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA OSÓB ZGŁASZAJĄCYCH WEWNĘTRZNIE NARUSZENIE

 

KLAUZULA INFORMACYJNA DLA UCZESTNIKÓW POSTĘPOWANIA W ZWIĄZKU Z DOKONANYM PRZEZ SYGNALISTĘ ZGŁOSZENIEM WEWNĘTRZNYM